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到機關這么長時間,你會接打電話嗎?

溝通技巧 時間:2023-02-13 13:37:02 收藏 WORD下載

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電話,是機關經常使用的辦公用具,是上情下達、下情上報、溝通左右、聯系上下的一種直接快速工具。因此,正確使用電話,提高電話的使用質量,對于迅速傳達上級的指示,了解下情,加強對各項工作的指導,提高機關的辦事效率有著十分重要的意義。正確使用電話是機關干部的基本功,也是最起碼的要求。機關干部與電話打交道看似是件平常事,但是要使用好電話,發揮其應有的效能,卻并不是一件容易的事情。機關干部的思想水平高不高,業務能力強不強,機關工作正規不正規,往往可以從打、接電話和處理電話內容中體現出來。所以,機關干部要提高對使用電話重要性的認識,了解和掌握使用電話的一般常識和程序,把這個基本功練好。

一、使用電話的一般程序

(一)打電話

一是打電話前要準備好電話內容。電話內容要提綱挈領,語言簡潔,一文一事,開門見山,落筆起句都點明通話的目的和結論。電話內容大體分為四個部分:電話的標題、接受電文的對象、電話的正文、簽發機關和日期。電話發出前必須經主管領導審查同意后,方可下發。如以機關名義下發的電話,必須經主要領導批準。打電話前預先準備好,通起話來才能突出重點,抓住中心,條理清楚,避免拉雜。

二是注意禮節。當電話接通后,要先問明對方是否是所要的單位,接著主動通報自己的單位、職務、姓名,然后,再客氣地問清對方的姓名、職務。在口授電話的內容前,先完成好開場白,可以增強雙方的親近感和責任感,便于檢查電話內容的落實情況,同時又能縮短通話時間。萬一發生電話貽誤,也有利于分清責任,總結教訓。

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