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寫好紀要應注意把握的幾個問題
大凡舉辦會議,都必須做好會議記錄和紀要,以資查考和對照貫徹落實。但在實踐過程中,有的同志對紀要的整理工作不甚了然,不是把紀要寫成繁瑣的“會議記錄”,就是把紀要寫成簡單的“會議要目”,很難處理好“記錄”與“紀要”的關系。所整理的紀要要么是“水分”太大,內容太雜,“眉毛胡子一把抓”;要么是照搬照套會議記錄,缺乏重點,無法體現會議內涵;要么是簡單行事,點到為止,內容干巴膚淺,達不到紀要條理性、約束性、指導性和可操作等特點要求。根據筆者多年的文字工作實踐,要把紀要整理得相對得體,合乎規范,就必須在記錄、整理時注意把握好以下幾個問題。
?一、做好事前準備。通常情況下,舉辦或召開一次會議,都會涉及會議的組織籌備事宜,包括會議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關背景材料的準備等等。有時候這些負責會議記錄或整理紀要者自身會全程或部分參與,有時候則有專門人員分工。但無論是何種情況,主筆者都要盡可能地在事前多了解掌握相關情況,根據會議確定的議題,備齊有關背景資料,掌握會議將要研究的主要問題,以便記錄、整理時心中有數、查找方便。
二、忠于會議原意。記錄是紀要之基,是起草紀要的藍本和依據,因此完整、準確、清晰是其基本要求。不管是會議記錄還是會議紀要,首先都必須忠實地記下會議的整個原貌,包括時間、地點、參加對象、會議議題和議程、與會者的講話內容要點、會議總結或議定的事項等等;尤其是要認真領會并忠實記錄好主要領導的講話原意,不可隨意偏廢。對于每一個參加會議人員的姓名職務,都要認真落實清楚,原本標記。有時候參加會議的對象較多、內容較廣、議程也較分散,記錄時就要注意分門別類地按所定議題予以記錄清楚。對一些不明事項,則應在會后及時予以核實,以免產生貽誤或遺漏。
三、把握會議要點。紀要的精髓在于“要”,準確把握會議的要點是整理紀要的關鍵。要掌握會議的要點,關鍵在于能抓住與會人員達成的共識和議定的事項,也就是要特別注意圍繞主題,從與會者的發言中提煉出會議的觀點、主張和結論。具體要做到“四善于”:一是善于區分出討論性意見和表態性、結論性意見的差別;二是善于抓住主管領導、重點部門或某些權威人士發言的實質;三是善于領會和把握會議主持人的總結性發言;四是善于統合大多數與會者形成共識的意見。可以說,把握了以上四點,就等于把握了紀要的基本框架。
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