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“專”“快”“要”“后”——搞定會(huì)議記錄的四步法
提到會(huì)議記錄，有些人會(huì)覺(jué)得很簡(jiǎn)單，一個(gè)本子一支筆，一個(gè)耳朵一只手，輕松搞定，但為什么總是有些單位在開(kāi)展巡視、檢查或者考核的時(shí)候，經(jīng)常出現(xiàn)已開(kāi)的會(huì)議找不到記錄、領(lǐng)導(dǎo)的指示查不到出處、會(huì)議的表決看不到態(tài)度，等等問(wèn)題，特別是涉及干部選任、資金安排、紀(jì)檢監(jiān)察等重要事項(xiàng)，給工作帶了很大的麻煩和被動(dòng)，最后還要去解釋、整改甚至被問(wèn)責(zé)。所以說(shuō)，會(huì)議記錄非常重要，做好會(huì)議記錄更加重要。筆者結(jié)合自身工作實(shí)際，談?wù)勅绾巫龊脮?huì)議記錄。?
一、“專”記。做好會(huì)議記錄也是工作能力和水平的一個(gè)重要體現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)安排你做會(huì)議記錄，是表示對(duì)你的信任和肯定，要高度重視，把會(huì)議記錄記出規(guī)范、記出水平、記出專業(yè)。一要專心。記錄人員會(huì)議全程要保持精力集中，做到耳聽(tīng)筆動(dòng)，還要坐得住,不能輕易離席、隨便進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。記錄人員的手機(jī)應(yīng)設(shè)在靜音振動(dòng)狀態(tài)，避免與身邊的人言語(yǔ)交流，專心做好會(huì)議記錄。二要專門記錄本。會(huì)議記錄本不能用其他筆記本代替，也不能經(jīng)常更換本子。記錄本最好選用帶有時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息框架的，方面填寫。如果單位的會(huì)議種類較多，如黨組會(huì)、辦公會(huì)、專題會(huì)、碰頭會(huì)等等，每個(gè)會(huì)議都要準(zhǔn)備專門的筆記本。會(huì)議記錄本的保管要安全，每次記完后都要及時(shí)收入帶鎖的柜子。三要規(guī)范統(tǒng)一記錄用筆。會(huì)議記錄的整齊劃一，用筆也是重要一環(huán)，不能這次用鋼筆、下次用簽字筆，這次黑色、下次藍(lán)色。最好準(zhǔn)備一盒相同規(guī)格顏色的簽字筆，一個(gè)記錄本上夾一支，避免開(kāi)會(huì)臨時(shí)抓瞎。會(huì)議途中忌換筆，否則會(huì)有補(bǔ)錄的嫌疑。四要專用錄音筆。不要拿手機(jī)錄音，會(huì)影響錄音效果。每次會(huì)議前要保證錄音筆的電量充足，會(huì)議后要及時(shí)把錄音筆中的錄音拷到電腦中，既可以防止錄音筆內(nèi)存滿格又可以防止泄密。五要準(zhǔn)備幾張草稿紙。以備不時(shí)之需，會(huì)后要及時(shí)銷毀。?
二、“快”記。快是做好會(huì)議記錄的基本功。機(jī)關(guān)干部用久了電腦，書(shū)寫速度和質(zhì)量往往都成了反比，平時(shí)經(jīng)常練字也不現(xiàn)實(shí)，但可以借助一些“快”記的技巧。首先，“快”在準(zhǔn)備。只要不是臨時(shí)召集的會(huì)議，一般都是定好了時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員的，所以可以在會(huì)前記錄好這部分內(nèi)容。另外，熟悉會(huì)議資料也很有必要，有些名詞不提前掌握的話，是聽(tīng)不明白的。其次，“快”在省略。即哪些需要記，哪些不需要記，要有一定的判斷，“這個(gè)、那個(gè)”等口語(yǔ)話不需要記，題外話不需要記，與本會(huì)議無(wú)關(guān)的內(nèi)容不需要記，不要等到領(lǐng)導(dǎo)突然來(lái)一句“這段話不要記”，你卻已經(jīng)寫的滿滿當(dāng)當(dāng)了。在記錄中正確使用省略法，使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語(yǔ)和統(tǒng)稱，省略詞語(yǔ)和句中的附加成分。就記一句話來(lái)說(shuō)，要記這句話的中心詞，修飾語(yǔ)一般可以不記。用較為簡(jiǎn)便的寫法代替復(fù)雜的寫法。如用姓代替全名，筆畫(huà)少易寫的同音字代替筆畫(huà)多難寫的字，數(shù)字和國(guó)際通用符號(hào)代替文字，同音字代替生詞難字，外語(yǔ)符號(hào)代替某些詞匯等。最后，“快”在補(bǔ)漏。如果實(shí)在記不過(guò)來(lái)的話，可以空出幾行，在事先準(zhǔn)備的草稿紙上記，只要自己看得清，可以寫的潦草一些，迅速記下這部分內(nèi)容，會(huì)議間歇或會(huì)后迅速補(bǔ)上。?
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