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在公文擬辦意見和領(lǐng)導(dǎo)批示中常見的詞語(yǔ)（注：下文簡(jiǎn)稱“擬批語(yǔ)”）主要有：審批、審核、審閱、審定（訂）、審發(fā)、審議、審處、審示、閱示、閱改、閱知、閱研、閱處、研提、研辦、研復(fù)、核（轉(zhuǎn)）報(bào)、核示、核批、批示、批辦等。這些擬批語(yǔ)因受詞語(yǔ)涵義、使用主體和公文性質(zhì)等要素影響，存在些微差別。在使用過程中需要做到“四個(gè)分清”：
一、分清收發(fā)文
收文和發(fā)文，類型不同，在擬批語(yǔ)使用上各有側(cè)重。
【例1】按照要求，我處撰寫了《關(guān)于〈省測(cè)繪管理?xiàng)l例（修訂草案）審議結(jié)果的報(bào)告〉》，擬印送省人大常委會(huì)主任會(huì)議審議，請(qǐng)法工委領(lǐng)導(dǎo)審示。（注：發(fā)文，省人大法制工作委員會(huì)法規(guī)處領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文呈批表上的擬辦意見）
【例2】×縣來文報(bào)告該縣工業(yè)園發(fā)展情況：該縣堅(jiān)持規(guī)劃建設(shè)先行……下階段將重點(diǎn)做大……建議請(qǐng)縣政府繼續(xù)做好推動(dòng)工業(yè)園區(qū)的發(fā)展工作，并轉(zhuǎn)市經(jīng)貿(mào)局、市外經(jīng)貿(mào)局閱處。妥否，呈（市政府分管副秘書長(zhǎng)）同志閱示。（注：收文，所轄縣向市政府匯報(bào)工作，市府辦文秘提出擬辦意見）
上例出現(xiàn)的常用擬批語(yǔ)有“審議”“審示”“閱處”“閱示”。其中，“審示”“閱示”，都用在結(jié)語(yǔ)，可概括為“轉(zhuǎn)呈（報(bào)）同志審示/閱示”的句型，但有時(shí)根據(jù)公文是收文還是發(fā)文而區(qū)別使用。例1和例2，都提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)“示”，但“示”前，一個(gè)用“審”，一個(gè)用“閱”。原因之一是，例1屬于發(fā)文的擬辦意見，例2屬于收文的擬辦意見。一般情況下，收文的擬辦意見用“閱示”、發(fā)文的擬辦意見用“審示”較為合適。因?yàn)槭瘴?，系外單位來文，不存在“審”的問題，只需要“閱”；而發(fā)文則不僅僅是“閱”，更需要“審”。有時(shí)“閱示”亦用于發(fā)文的擬辦意見，但“審示”一般不適用于收文的擬辦意見。
和“審示”意思相近的擬批語(yǔ)還有“審批”。如“茲送上2012年度排水工程計(jì)劃一份，請(qǐng)審批”?！皩徟薄皩徥尽?，都適用于“對(duì)下級(jí)呈報(bào)上級(jí)的公文進(jìn)行審查批示”的情形。兩者應(yīng)是“審查批示”的簡(jiǎn)化，在漢語(yǔ)詞典中，僅有“審批”，未見“審示”，如果從這個(gè)角度理解，用“審批”更規(guī)范。
二、分清語(yǔ)素義
詞由語(yǔ)素構(gòu)成，不同語(yǔ)素有時(shí)影響甚至決定了詞語(yǔ)的含義。
【例3】此件系提請(qǐng)市政府常務(wù)會(huì)議審議前最后一次征求意見，請(qǐng)各部門高度重視，認(rèn)真研提意見，經(jīng)部門主要領(lǐng)導(dǎo)同志審定后于12月12日前反饋市府辦。（注：市政府辦公廳文秘人員提出的擬辦意見）
【例4】關(guān)于經(jīng)濟(jì)體制改革的若干規(guī)定，縣政府已原則通過，待進(jìn)一步審訂后下發(fā)執(zhí)行。（注：×縣政府辦公室文秘人員提出的擬辦意見）
例3和例4，分別使用審定和審訂，哪個(gè)更準(zhǔn)確？?jī)蓚€(gè)擬批語(yǔ)，都含有審查、審閱的意思?！皩彾ā眰?cè)重在“定”，“審查決定或?qū)忛喸u(píng)定”，即審查后作出決定、評(píng)定，強(qiáng)調(diào)意見的最后確定；“審訂”側(cè)重在“訂”，“審查訂正”，即修改、訂正其中的差錯(cuò)，不強(qiáng)調(diào)意見的最后確定。所以例3用語(yǔ)更準(zhǔn)確。
【例5】教育部考試中心來文。文件要求要進(jìn)一步加強(qiáng)自學(xué)考試考點(diǎn)管理和設(shè)置，如有在助學(xué)、辦學(xué)點(diǎn)設(shè)置考點(diǎn)考場(chǎng)的，需按要求報(bào)送相關(guān)材料等，擬請(qǐng)自考處閱辦，呈同志、同志閱示。請(qǐng)同志核示。（注：省考試院收文，院辦文秘提出的擬辦意見）
例2用“閱處”，例5用“閱辦”，區(qū)別主要在“處”“辦”之間。兩者的區(qū)別主要表現(xiàn)為兩點(diǎn)：一是“閱處”的事務(wù)相對(duì)于“閱辦”的事務(wù)而言要復(fù)雜，如果閱處的事務(wù)表現(xiàn)為一個(gè)系統(tǒng)的話，閱辦只表示該系統(tǒng)中一個(gè)環(huán)節(jié)。如《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第四條，“公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作”，可見，辦理只是處理的一個(gè)環(huán)節(jié)；二是“閱處”，閱讀后處理，有一定靈活性；“閱辦”是閱讀后辦理，則有照此執(zhí)行的要求。
三、分清上下級(jí)
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