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公文是國家黨政機關、軍隊、企事業單位和社會團體處理公務、處理生產、開展社會活動的一種文體。由于交際的目的、內容、對象和條件等因素對語言材料和修辭方式有著自己的選擇，因此形成自己獨特的語言風格。大家都能感到，看一篇公文，既和讀一篇小說、散文感受不一樣，也和讀一篇社論、科技論文不同。這就說明公文語體是和文藝語體、科技語體和政治語體相區別的。這種區別在什么地方呢？就在于它是以記述為特征，實用為目的，它不追求語言的藝術化，也不以語言的生動性為主要特征，除個別以鼓動、宣傳為目的，如鼓動報告、倡議書、商品廣告外，它主要是把準確和簡潔等作最基本的、也是最高的要求，而規格化（尤其是嚴格意義上的公文）則是它的一個重要特點。因此，我們可以說，準確性、簡潔性、規格性是公文語言的三個基本特征。
公文語言的第一特點是準確性。馮夢龍在《笑府》中講過一個笑話，大意是說一個蘇州人，他的大女婿是個詩人，二女婿是個師爺（秘書）。在老丈人家作客時，大女婿賦詩一首，其中有一句：“清光一片照姑蘇”，得到丈人夸獎。但二女婿不服氣，提出：“差了，月豈偏照姑蘇乎？須云‘姑蘇等處’”。當然，這里笑的是二女婿不懂詩，不懂語言的模糊美，犯了“職業病”。二女婿的職業病是什么呢？這就是他長期在公務生活中形成的文要準確的職業本能。撇開這個笑話的戲謔、調侃的成份，它說明了一個基本的事實，就是公文的寫作特別要強調準確。如果我們要表揚一個集體，需點一下代表人物時，不在代表人名后加個“等”字，那恐怕會引起誤會，弄不好還會挫傷部分同志。在實際寫作中，準確性要從兩方面加以注意，一方面要求內容準確地反映客觀實際。不論是打報告反映問題，還是發指示做工作部署，提出的問題要以客觀事實為依據，分析問題以邏輯思維為準繩，絕不能犯主觀主義，搞閉門造車，浮華失實。撰寫公文，常常要大量運用事例，這方面最易失實。公文失實，向上容易導致錯誤的決策；向下容易降低公文的嚴肅性，嚴重的還會形成錯誤的指揮。另一方面，公文寫作在遣詞造句上要準確貼切，符合語法規范。要做到這一點，也得下功夫。作為一個部門的秘書工作者，如果缺乏一定的專業知識，對一些基本行業術語概念不清，不要說自己單獨起草不敢下筆，就是看別人的擬文也不敢作只字移動。當然，專業術語的錯誤，還容易發現，而最容易出錯的倒是一些常用的語詞。如“意見大體上完全一致”、“產品和質量提高好多倍”、“他那樣崇高的革命品質時時浮現在我們的眼前”等等。就是像“不能”、“不準”、“嚴禁”（程度不同），“一般”、“部分”、“大多數”（范圍不一樣），實際運用中造成的語氣或過重或過輕，范圍或過大或過小，都并不少見。由于缺乏一些基本的語法知識和正確的語感，使結構混亂、成份搭配不當、層次混亂和邏輯關系上出毛病，在公文中都是常常看得到的。這樣，公文的質量怎么能高呢？過好文字關是準確地反映客觀事物的前提，我們應在實際寫作中不斷提高寫作水平。
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