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會務后勤保障工作是會務工作的組成部分,它貫穿于會議的始終,是會議正常進行和取得預期效果的重要保證。任何一個方面、一個環節考慮不周,都有可能出現難以彌補的差錯,造成不良影響。近年來,我們在會務后勤保障工作方面,力求做到制度化、規范化,增強可繼承性、可借鑒性和實用性,不斷提高會務服務水平。
一、完善制度,提高會議服務質量和水平
新形勢下,雖然會議的數量減少了、規模小了,但是對于會議服務質量的要求提高了。會議能否達到預期效果,是辦會過程中首要考慮的問題。我們嚴格按照自治區黨委和市委的要求,從制定相關會議制度、做好會議計劃入手,規范會議程序,做好會務后勤保障工作,確保會議效率和質量。
(一)制定相關會議制度,會務工作有章可循。制定《機關室主任例會制度》《常委會議事規劃》等會議制度。會議制度明確了會議召開時間,參會人員、會議內容(議事范圍),以及會議的組織和會后辦理等相關事項。承辦人員對照會議制度,就可知道各類會議報批程序,會議的規模和內容以及在會前要做哪些準備,會中要做什么服務,會后要做什么工作。會議制度的制定,使會務工作制度化、規范化,簡化報批程序和時間,有效地提高了辦會質量。
(二)做好相關會議分類,擬定會務工作計劃。一是將各種會議進行分類,根據各類會議的規模、規格等要求預先分別做出會議的籌備、會務等一系列的方案,做到緊急召開會議的情況下,有籌備及會務的借鑒模式。二是將常規性會議列入年度計劃,根據實際,每個月初再進行調整,并就有可能開的會議,結合近期工作安排,按照會議的意圖、目標等要求,擬定詳細的會議籌備計劃。計劃內容著重對會務各項工作任務,如確定會議名稱和時間、協調會議室、預估參會人數、草擬會議通知、制定會場布置方案、安排與會者食住行等進行詳細的工作任務分解。做到預先計劃,臨期不亂。
二、把握原則,做好會務后勤保障工作
會務后勤保障工作是一項復雜、繁瑣的工作,而且還不能出錯。因此,做好會務后勤保障工作,我們主要把握“快、實、細、嚴、簡”五個原則。
(一)抓好“快”的原則。一是部署快。會議部署要快,及早安排,讓會務工作人員有時間開展相關工作。一般的會議從領導確定時間到召開會議也就幾天時間,會前需要預定會場、酒店和車輛等,如不提前及時預定,有時候就找不到合適的會場,不能保證安排參會人員在同一酒店住宿或用餐,影響會議效果。二是動作快。會務后勤保障工作任務重、時間緊,會務工作人員基本都是辦公室人員,同時兼數職。因此,要確保優質高效地完成會務任務,這就需會務工作人員合理安排、統籌兼顧,提高工作效率,快速高效地按期(提前)完成各項任務。
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