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“見(jiàn)屏如面”的視頻會(huì)議禮儀

職場(chǎng)高手時(shí)間：2023-10-10 18:16:01 收藏 WORD下載

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隨著疫情在全球持續(xù)蔓延，越來(lái)越多的企業(yè)、機(jī)構(gòu)、政府部門、學(xué)校將日常工作交流或教學(xué)活動(dòng)轉(zhuǎn)為線上。“見(jiàn)屏如面”的遠(yuǎn)程視頻會(huì)議變得日益高頻化、常態(tài)化，因此，掌握常識(shí)性的禮儀知識(shí)有助于確保線上交流更加高效有序地進(jìn)行。

一、預(yù)先發(fā)送會(huì)議議程

會(huì)議組織者至少提前一天將詳細(xì)的議程發(fā)送給與會(huì)者，內(nèi)容應(yīng)包括：時(shí)間、主題、嘉賓、會(huì)議流程、視頻軟件名稱（含登錄方式）等，有助于參會(huì)人員會(huì)前做好充分準(zhǔn)備。

二、介紹參會(huì)人員很重要

視頻會(huì)議就像真正的會(huì)議或社交活動(dòng)一樣，不可能在沒(méi)有介紹兩個(gè)素不相識(shí)的人之前就開(kāi)始交談。同樣的做法也適用于虛擬會(huì)議。主持人要確保在一開(kāi)始就介紹主要參會(huì)人員。

三、避免噪音，保持充足光線

視頻會(huì)議首先需要一個(gè)安靜的環(huán)境，嘈雜的背景噪音會(huì)讓發(fā)言人煩躁，影響會(huì)議質(zhì)量。不發(fā)言時(shí)，參會(huì)者主動(dòng)“閉麥”也是一個(gè)良好的習(xí)慣。若中途有事需要離席或有私事要處理，可將攝像頭暫時(shí)關(guān)閉。為保證會(huì)議中每位參會(huì)者都能看到自己，請(qǐng)不要處于“背光”的環(huán)境。如果用手機(jī)參加會(huì)議，請(qǐng)避免因手持手機(jī)而引起的視頻晃動(dòng)，最好使用手機(jī)支架，并調(diào)整到合適的角度。

四、儀容整潔，環(huán)境適宜

保持面部、發(fā)型整潔，根據(jù)會(huì)議主題選擇合適的服飾。視頻過(guò)程中始終注意自己的表情、動(dòng)作，因?yàn)榇藭r(shí)的一言一行都是“有目共睹”的。為了使與會(huì)者的注意力集中在會(huì)議內(nèi)容上，需尋找一個(gè)干凈整潔的環(huán)境，并在鏡頭范圍內(nèi)擺放適宜的辦公用品或裝飾品，可以減少參會(huì)者分心的機(jī)會(huì)，同時(shí)展現(xiàn)出良好的職業(yè)素養(yǎng)及個(gè)人品位。

五、發(fā)言時(shí)眼睛正視鏡頭

如果說(shuō)話時(shí)一直盯著屏幕上的自己或眼睛望向鏡頭以外的地方，注意力就好像在別處。講話時(shí)直視鏡頭會(huì)給參會(huì)者一種“你在看他”的感覺(jué)，能夠抓住對(duì)方的注意力，從而營(yíng)造出良好的互動(dòng)交流氛圍，使每個(gè)人都愿意參與到對(duì)話中來(lái)。

六、排除干擾，專注于議程

來(lái)自手機(jī)、電腦應(yīng)用程序的通知可能會(huì)分散自己及其他與會(huì)者的注意力。另外，會(huì)議進(jìn)行中，在鏡頭范圍內(nèi)隨意回復(fù)手機(jī)信息、接打電話也是非常不禮貌的，會(huì)讓參會(huì)者感到不受尊重或被輕視。

七、主持人要堅(jiān)守崗位

主持會(huì)議的一般規(guī)則是：

會(huì)議開(kāi)始前，先于其他人進(jìn)入虛擬會(huì)議室，并協(xié)助大家調(diào)試設(shè)備。

會(huì)議開(kāi)始時(shí)，引見(jiàn)各位參會(huì)者，介紹會(huì)議相關(guān)內(nèi)容，并公布注意事項(xiàng)及要求、規(guī)則。

會(huì)議進(jìn)行中，引導(dǎo)與會(huì)者按照既定流程逐項(xiàng)推進(jìn)，并掌控每位的發(fā)言進(jìn)度，保證會(huì)議按時(shí)開(kāi)始和結(jié)束，切勿嚴(yán)重超時(shí)。

會(huì)議結(jié)束時(shí)，進(jìn)行簡(jiǎn)單總結(jié)，向與會(huì)者表示感謝，宣布會(huì)議結(jié)束，并等到所有人離開(kāi)虛擬會(huì)議后再關(guān)閉視頻程序。因?yàn)橹鞒秩讼入x開(kāi)會(huì)議就像主人先離開(kāi)自己的宴會(huì)一樣，有失禮節(jié)。