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工作總結的寫作方法與要領

職場高手 時間:2023-10-10 11:52:01 收藏 WORD下載

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總結是對以往一段時間內某項工作、學習或活動,進行系統全面的回顧、檢查、分析、研究,從中提煉出帶有規律性的東西,以便指導日后工作的一種使用頻率頗高的應用文體。
總結的作用是多方面的。首先,有助于形成帶有規律性的認識。總結的目的不在于陳述具體的工作過程,而在于總結帶有指導性的、參考作用的經驗性的認識;其次,有助于吸取經驗教訓,指導實踐;第三,總結具有匯報工作、樹立典型的作用;第四,總結具有積累歷史資料的作用。
從內容上看,工作總結有專題性和綜合性兩大類型。從結構形式上看,包括以下五種:
1.“三大塊”式。綜合性工作總結最常見的形態。通常由三大部分組成,即“基本情況概述”“主要做法”(“主要做法和經驗”“經驗體會與教訓”等“問題及今后打算”。在結構安排上“兩頭小,中間大”,即 “鳳頭,豬肚,豹尾”。
2.“因果倒置”式。專題性工作總結常見的形態。它將經驗、體會置于文章的重心部位,通常開篇先講取得的成績,即“果”;接著表述成果取得的原因,即經驗、體會,這是“因”。先“果”后“因”,“因果倒置”。工作中存在的問題,常置于結尾,三言兩語,一帶而過。
3.“條款并列”式。即把情況、效果、做法、經驗、體會、問題、今后意見等融合在一起,歸納成若干條條,逐一加以敘述,不采取大問題套小問題的方法,而是每個問題都有相對的獨立性。
4.“正反對比”式。把情況特別是經驗與教訓糅在一起,歸納成幾大問題,逐一從事實與道理、正面與反面、經驗與教訓的對比上進行敘述。
5.“層層遞進”式。專題總結常用的結構形態。通常先寫一個簡明的開頭,說明開展某一工作或活動的原委、背景,然后在主體部分,按照這一工作進行的過程,從初期到后期,從遠處到近處,從低級到高級,分作幾個層次逐一加以說明,層層遞進。
工作總結的基本結構一般有:標題、主送機關、正文、結尾、署名。
標題,一般有單、雙標題兩種。前言,其目的在于讓讀者對總結的全貌有個概括了解,為閱讀、理解全篇打下基礎。正文,包括做法和體會、成績和缺點、經驗和教訓。結尾,在總結經驗教訓的基礎上,明確下一步的任務,今后努力的方向或打算。落款,即署名和日期。日期一般置于落款單位之后,如標題已標單位,落款亦可省去。
總結寫作的一般要求與要領是:
1.把握共性,追求個性。公文寫作最忌千篇一律,千文一調。因此,必須深入調查、全面了解,大量占有第一手資料,然后分析研究,選取最典型、最新穎、最有特色的材料,通過歸納、分析,總結出典型的經驗,挖掘出深刻新穎的觀點,在把握文體共性的基礎上,寫出特色和個性。
2.找出規律,突出重點。總結的目的,在于指導實踐。為此,必須找出工作中帶有規律性的東西,具有指導性的經驗,因此,總結切忌記“流水賬”,即不分主次,不講輕重,事無巨細,面面俱到,胡子眉毛一把抓。而應突出重點及核心,抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面。把工作中的基本經驗、主要做法,貫徹方針政策的成功之處,指導工作開展的得力措施,推動事業順利進行的關鍵所在等,都總結提煉出來。
3.語言準確、簡明、生動。語言要做到判斷明確,用詞準確,含混的詞語,如“比較”“一般”“大體上”等盡量少用。敘述事例真實、準確,評斷不含糊。簡明則要求闡述觀點時,概括與具體相結合,要言不繁,不籠統累贅,文字樸實,簡潔明了。生動則要求表述活潑,不古板。
4.適當運用寫作技巧。一要巧用數據和圖表。通過當前數據與以往數據的對比,輔之以圖示化工具,可更好地說明工作的完成情況和取得的成績,這比文字敘述更有說服力、更直觀。二要掌握材料一題多用的技巧。材料具有多面性,在不同場合均可發掘使用。三要綜合、提煉材料。通過歸納、分析,把有用的東西“抽”出來,使其上升到系統、理性的高度,然后列個提綱,做出書面“設計”,再下筆寫作。“七分想,三分寫”也是快速成文的一條捷徑。
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