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1 引言
市政府辦公室行政科是政府機構服務的助手，嚴格遵守黨和政府出臺的法律法規(guī)，完成好上級領導安排工作任務。會議會展涵蓋會務籌備、溝通協(xié)調(diào)、各單位樞紐部門，是聯(lián)系群眾、聯(lián)系單位的橋梁和紐帶，會務工作效能和工作服務水平的高低直接影響會議的效果，對市政府領導的科學決策和決策的正確實施發(fā)揮很大作用，并影響區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展的大局。
市政府所有會議通過組織、協(xié)調(diào)、溝通，在會議目的地召集各級領導干部商議事情。會議會展分為大型會議會展活動、中型會議會展活動和小型會議會展活動，包括場內(nèi)及場外會務。政府相關部門及秘書部門對有關職能部門進行把關和安全評估，堅持精簡和從嚴審批原則，分析會議會展是否有必要開，能否合并開，檢查是否安全，可否用其他方式解決問題等。
會議會展的形式分為線上和線下，線上會議會展：電話會議、電視會議、視頻會議、APP視頻以及QQ、抖音、釘釘?shù)染W(wǎng)絡會議會展。線下會議會展：觀摩會議、現(xiàn)場會議、座談會、茶話會、協(xié)調(diào)會議、工作性會餐和普通會議以及展覽城、大廣場、影播室、影劇院等現(xiàn)場活動。
2 會議會展的發(fā)展趨勢
第一，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，會議會展需求量不斷增加。當前，社會各項經(jīng)濟指標增長、人文交流不斷，會議會展的數(shù)量不斷增加，在會議會展內(nèi)容上進行創(chuàng)新成為會議會展的新亮點。
第二，在“會海成災”時，會議會務質(zhì)量亟待提高。會議泛濫已經(jīng)成為一個全球性的基本問題。“會海”即會議數(shù)量過多，這是當今普遍現(xiàn)象，要想解決這一問題關鍵不在于對于會議數(shù)量的直接減少，而是要針對會議創(chuàng)新性不足、質(zhì)量差的問題對會議內(nèi)容進行精簡、對會議要素進行協(xié)調(diào)。因此，要想真正做到精簡和創(chuàng)新會議會展，必須有效提高會議的效能及質(zhì)量。政府相關部門秘書人員和會務工作人員在會議會展組織協(xié)調(diào)工作中做到更加科學、合理，避免盲目性、隨意性，嚴格落實會議會展活動中最基本的要素，實現(xiàn)對會議會展的合理化、科學化管理，梳理工作議程。
第三，社會及政府組織會議會展時有其特殊工作要求，例如，政府工作會議會展的內(nèi)容、目標有很強的機密性。保守會議秘密是會議秘書工作人員的任務之一，需要對人物、場地、時間等保密。會議會展是具有領導等級的活動。會議會展工作者應在約定時間內(nèi)布置完會場，按時參加會議。主場會議會展秘書工作人員應有較高的時間觀念，決不能出現(xiàn)無故缺席、會議會展記錄人員缺席或會場未及時布置好等問題。
3 會議會展的基本作用
①信息溝通，互通情報。會議會展通過報告、發(fā)言、討論、交流等形式，相互了解、相互協(xié)調(diào)，克服問題認識上的主觀局限性。
②發(fā)揚民主，科學創(chuàng)新。會議會展可以體現(xiàn)民主決策的重要意義，聽取各種不同意見，集思廣益。
③互促進步，人文和諧。會議會展是人與人的直接交流，物與物的直接接觸。通過交流思想，總結出好與壞，有助于發(fā)揮上下級之間的協(xié)調(diào)作用，增進同事之間彼此了解，實現(xiàn)人文和諧，不斷完善會議會展成果。
④驅動經(jīng)濟，促進消費。會議會展形式眾多，形成一種現(xiàn)代化會議會展經(jīng)濟圈。
4 會務工作的基本內(nèi)容
4.1 會議會展籌備工作
會議會展籌備的重點是有亮點、有序、安全、策劃性，必須在會議會展前期籌備到位。會務策劃工作的完成情況，直接影響整場會議會展的成功與否。會場秘書組必須以高度的責任心做好會議策劃籌備工作，會議會展籌備工作主要包括擬定會議流程、準備會議會展材料、布置會場。
4.1.1 會議會展計劃書
會議會展議程是一套完整的計劃書，依據(jù)會議會展主題制定順序計劃，將其作為會議會展討論、解決問題的大致安排。計劃書需要明確會議議程的制定程序以及會議日程的編制方法。制定會議議程時，注意將主要的、具有保密內(nèi)容的議程放在最后或者加密，編制普通會議會展的會議日程時，要明確參加會議的對象和議程。
4.1.2 會議會展現(xiàn)場保障
會場資料包括嘉賓資料（會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號和餐券、小禮品等）、會務資料（接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表等）和會場溝通資料（會議參考文件、會議宣傳文件、各種記錄、各種會議協(xié)議合同以及相關資料）。在準備會議材料時，要關注一些不確定因素。例如，某嘉賓因有另外一個活動不確定能否參加本次表彰會，在這種情況下，現(xiàn)場秘書部門就應事先考慮到嘉賓到來的可能性，即使不來，也要做好物品的準備工作。
4.1.3 會議會展現(xiàn)場布置
會場是人的第一感觀現(xiàn)場，也是會議會展的重要場所，需要根據(jù)會議會展的性質(zhì)與規(guī)模進行布置，體現(xiàn)出不同的會議環(huán)境和氣氛。布置會場時，明確主次，分析場所和場景，協(xié)調(diào)裝飾、合理安排會場，保障布置的科學性。
4.2 會議會展接待工作
4.2.1 文明入場，簽到與引導
會議會展簽到要求進入會場時必須向個人、組織出示入場券。通常會議簽到方式有簿冊式、刷卡刷臉等。在文明組織簽到的同時，可以縮短入場時間。會場公關人員要做好引導入場工作，方便與會人員入場入座，更好統(tǒng)籌人員參會。
4.2.2 加強會議會展保障
在會議會展進行過程中，要注意安保工作，安排會議會展領導講話及嘉賓發(fā)言，做好會議采集，例如，做好相關文書記錄和影像拍攝工作。要求會務秘書人員掌握會議內(nèi)容主題，領悟會議精神。此外，在會場要安排會議工作人員值班。活動期間，可構建會議會展安保值班體系，由安保部門中的成員輪流值班，直到活動結束，并且在值班期間做好電話記錄、接待記錄、信息傳遞等。做好后勤服務部門主管人員的電話通訊記錄，工作人員不得離崗，保證會議信息的暢通無阻。
4.2.3 做好生活服務保障
會議會展中的生活服務除了吃、住、行外，會場上還要保證茶水供應，要照顧好老弱病殘，要準備好會議工作材料，如紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時取用。對嘉賓領導、先進人物等，要安排豐富多樣的活動。此外，特別注意不同宗教信仰、不同民族風情的嘉賓有特殊飲食習慣與生活習慣，并給予特別照顧。飲食要健康、衛(wèi)生、可口、品種多、特色突出，有飲食禁忌的人員可單獨安排菜單，生活保障要有始有終。
4.3 會后總結工作
會議會展活動完畢，標志著會議會展基本完成。但是并不意味著工作人員的任務就此結束，他們由服務中階段轉入會后總結階段。組委會工作人員任務仍很繁重，需認真完成，他們要做好清理撤場工作，做到有始有終。主要包括安排與會人員返程、清理會場、整理會議文件以及會務總結反饋。
4.3.1 安排與會人員返程
會議會展的參會領導及嘉賓離開之前應預訂好車票或機票，由組委會工作人員安排好車輛，確保嘉賓安全到達車站或機場。會場善后工作包括及時清退客房和會議會展場所、歸還借用的物品、清理會場、結算賬目并向財務部門報銷等。其中，組委會秘書要考慮到嘉賓返程途中可能遇到的特殊情況，如因惡劣天氣或自然災害等導致嘉賓滯留，此時妥善安排好滯留人員的臨時住宿，并做好登記工作。
4.3.2 整理會議會展資料
在做好資料發(fā)放和拍攝記錄工作的基礎上，將會議會展中所產(chǎn)生的問題記錄和會后得出的結果記錄留存。收集的資料主要有：宣傳交流記錄、會議記錄、會議簡報、新聞報道材料等。收集資料做到及時登記、手續(xù)完備。完成所有收集工作后，就要對會議文件進行立卷歸檔。歸檔后應交由有關人員保管，不要保留在個人手中。
4.3.3 會務工作總結反饋
召集會議會展工作人員，對本次會議工作中出現(xiàn)的問題進行認真總結反饋，做到主題明確、內(nèi)容豐富，肯定成績的同時，分析不足和問題，并對支持會議會展工作的有關部門和個人表示感謝，檢查會議精神貫徹執(zhí)行情況，做好反饋工作。為此，會議會展工作人員要高度重視會議會展的總結反饋工作。通過工作總結反饋讓會務組織工作人員積累經(jīng)驗、提高綜合能力，培養(yǎng)互相配合、協(xié)同合作的良好作風。會務組委會負責會議會展的主導、策劃、管理和安排，是會議開辦的先決條件。成功的會務組織協(xié)調(diào)工作，能夠保證會議會展圓滿完成。反之，會務組織工作不力，會導致會議會展的失敗。總之，會議會展工作涵蓋理論知識和會務技巧，是一門系統(tǒng)性科學。
