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在日常工作中，經(jīng)常會碰到單位領(lǐng)導(dǎo)或工作人員要一份已經(jīng)閱過的文件，但有些單位的文秘工作人員，第一反應(yīng)是不知失措，往往要花不少時(shí)間，才找到文件，或者翻箱倒柜，鬧得雞飛狗跳，仍然沒有找到文件。
一、文件找不到，是辦公室文件管理不到位
當(dāng)前，我國各級黨政機(jī)關(guān)、人大、政協(xié)機(jī)關(guān)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位處理文電都有文件圈閱制度，最初的發(fā)明是源于一次文件找不到。據(jù)葉子龍同志的回憶，有一天，毛澤東同志要看一份中央工委發(fā)來的關(guān)于土改方面的電報(bào)。胡喬木同志說，這份電報(bào)，毛主席已看過，但毛主席說沒有看到過。毛主席還打電話給葉子龍：“怎么搞的嘛，連個(gè)文件都管不好，你要注意呢。”后來，胡喬木和葉子龍商量，凡是給領(lǐng)導(dǎo)的電報(bào)都在臺頭寫上名字，閱后簽個(gè)字。他倆向毛主席匯報(bào)了這一想法。毛主席說：“立個(gè)規(guī)矩也好，沒有規(guī)矩不成方圓么”，然后他在看過的一份文件上面，寫下“毛、周、任、賀閱”的字樣，然后在“毛”字上畫了一個(gè)圈，并簽上日期。作為一項(xiàng)制度，文件圈閱一直堅(jiān)持到現(xiàn)在。
所謂文件管理，是指單位對收到的、制發(fā)的各類文件在保管、使用、廢止、銷毀等環(huán)節(jié)上實(shí)行有效的管理。文件管理最考驗(yàn)一個(gè)單位辦公室管理工作是否到位，也是辦公室工作容易“陰溝里翻船”的領(lǐng)域之一。如某市政策研究室一位副主任利用職權(quán)，向文書要求借閱內(nèi)部文件，理由是寫領(lǐng)導(dǎo)講話材料要作參考，文書不執(zhí)行文件管理的借閱規(guī)定，在未經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意的情況下，把若干文件借給了那位副主任。而實(shí)際上那位副主任并不是自己要用，而是提供給某大學(xué)的老師作課題研究的參考材料，結(jié)果造成泄密，被嚴(yán)肅查處。因此，各級各單位決不能把嚴(yán)格文件管理當(dāng)作可有可無的小事。
二、加強(qiáng)文件管理的規(guī)范化，前提是堅(jiān)持制度化管理。
制度具有依托性和保障性特質(zhì)。制度只有通過貫穿其中，才能形成一種結(jié)構(gòu)性耦合關(guān)系。制度建設(shè)更帶有一種自我繁衍、自我擴(kuò)張、自成一體的內(nèi)驅(qū)力。一項(xiàng)制度發(fā)揮作用，通常要依賴于其他相關(guān)制度的聲援，制度威力源于體系力量。建立文件管理制度，是加強(qiáng)文件管理規(guī)范化的邏輯起點(diǎn)。
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