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從結構上講，通知的主體一般由標題、主送機關、正文、附件說明、落款、附注6個部分組成。（一）標題。作為行政機關公文的通知，標題通常要求用完全式，不能簡單地標以“通知”兩字完事，即同時具備發(fā)文機關名稱、事由和文件三要素。如果通知的內容重要或緊急的，可在文種前加“重要”或“緊急”字樣，如果是某一事項的補充內容，可以在文種前加“補充”字樣。有時通知的標題也可采用省略發(fā)文機關或省略事由的形式，但這種情況較少見，也不宜提倡。指示性通知和事務性通知的標題在寫法上基本相同，一般要有表明安排實施該項工作、開展該項活動行為尺度和要求的關鍵詞。如“××省人民政府關于繼續(xù)凍結各項建設工程征占用林地的通知”、“國務院辦公廳關于抓緊做好勘界工作維護邊界地區(qū)穩(wěn)定的通知”、“××省人民政府關于調整普通高等學校招生并軌收費標準的通知”、“××省人民政府辦公廳關于召開全省關井壓產(chǎn)工作會議的通知”、“××省人民政府辦公廳關于成立天然氣開發(fā)利用工作領導小組的通知”，等等。批示性通知的標題一般要根據(jù)發(fā)送文件的不同方式，分別使用“發(fā)布”、“印發(fā)”、“轉發(fā)”、“批轉”字樣。如“××省人民政府辦公廳關于印發(fā)促進高新技術成果轉化和高新技術產(chǎn)業(yè)化若干規(guī)定的通知”。任免通知的標題一般有“任”、“免”等字樣。如“××省人民政府辦公廳黨組關于任命×××同志為×××的通知”、“××省人民政府辦公廳黨組關于×××等同志任免職的通知”。（二）主送機關。根據(jù)發(fā)文的內容、目的而定，可以是一個機關，也可以是多個機關。當發(fā)文范圍比較廣、受文機關比較多時，能夠統(tǒng)稱的可以使用統(tǒng)稱，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：”、“各盟行政公署、市人民政府，自治區(qū)各委、辦、廳、局，各大企業(yè)、事業(yè)單位：”。（三）正文。一般由通知緣由、通知內容和通知的執(zhí)行要求三部分組成。通知的種類不同，正文的寫法要求也不同。1、指示性通知的正文通常由通知緣由、通知事項及執(zhí)行要求（結束語）三部分組成。通知緣由，即講明為什么要發(fā)出通知。一般包括開展此項工作的根據(jù)、目的、意義。也有的通知根據(jù)行文的需要，在這一部分對事情的來龍去脈等基本情況做一簡單陳述，再做出適當評價。但不論哪種寫法，都必須簡明扼要，以免沖淡主題，喧賓奪主。緣由之后緊接“特通知如下”、“現(xiàn)就有關事項通知如下”等常用語引出下文。通知事項，是正文的主體部分。要寫明工作任務、基本措施、原則要求、注意事項等內容。為了便于理解和執(zhí)行，具體意見、安排、要求的內容層次較多時，多采用分條列項式的寫法。每一條或講一個工作側面，或交待一類性質的內容，力求明確具體，常用一個小標題概括這部分內容，并起到醒目、導讀的作用。執(zhí)行要求，是通知的結尾部分，一般簡要寫明對執(zhí)行者的要求、希望。這部分有時單列一段，比較醒目；有時作為通知事項的一條出現(xiàn)，不另寫結束語，意盡言止。指示性通知的語言表述特色是：態(tài)度明確、用詞簡潔、措施果斷、要求實際。2、批示性通知的正文一般都很簡短。一般要講明發(fā)送文件的根據(jù)、對被發(fā)送文件的意見或作出的決定、被發(fā)送文件的名稱、提出貫徹執(zhí)行的要求。頒發(fā)條例、辦法、細則、方案、計劃的通知，一般因為被頒發(fā)的文件內容具細，無需在頒發(fā)通知中再提具體的工作意見，所以通知正文只需講明根據(jù)、決定，提出要求即可。轉發(fā)文件的通知因是向下級傳遞某種精神或信息，多數(shù)情況要求下級貫徹執(zhí)行，所以在講明根據(jù)、決定，提出要求之后，必要時還須作出具體指示或工作安排，以提高下級機關對該項工作的認識，使其在實際貫徹執(zhí)行過程中有所遵循。批轉文件的通知因被轉文件是下級機關的文件，所以要求在正文中表明發(fā)文機關的態(tài)度，即“同意”什么，表示批準或認可，然后做出決定，最后提出要求。必要時，也要作出具體指示或工作安排。在提出要求時，要注意區(qū)分“參照執(zhí)行”、“遵照執(zhí)行”、“研究執(zhí)行”、“認真貫徹執(zhí)行”等語的語義色彩，不要亂用。在提出補充意見時，要注意不得與被發(fā)送文件有原則性的抵觸，不要重復照搬被發(fā)送文件的內容，也不能將與被發(fā)送文件內容無關的東西等進去。3、事務性通知，正文要寫明通知的根據(jù)、目的，然后陳述通知事項。語言要求簡潔、明快，篇幅短小，意盡言止。4、任免性通知，屬告知性質。正文一般先寫任免的根據(jù)，然后列出任免名單、職務，最后用“特此通知”做結。（四）附件說明。指示性通知、事務性通知有附件時，應在正文之下，按有關規(guī)定標識附件說明。批示性通知已在正文中寫明了被發(fā)送文件的名稱，故不再使用附件說明。（五）落款。由發(fā)文機關名稱（印章）和成文日期構成。一般情況，應加蓋發(fā)文機關印章，以示通知的法律效力，這時不必再落發(fā)文機關名稱。（六）附注。根據(jù)通知制發(fā)的實際需要，決定是否標識附注。
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