摘要：好筆桿子網(wǎng)小編為你整理了多篇相關(guān)的《拒絕性答復(fù)函寫作應(yīng)注意的幾個(gè)問題》，但愿對(duì)你工作學(xué)習(xí)有幫助，當(dāng)然你在好筆桿子網(wǎng)還可以找到更多《拒絕性答復(fù)函寫作應(yīng)注意的幾個(gè)問題》。
函，“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”。凡是不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，不論是聯(lián)系工作、告知情況，還是問題問答、事項(xiàng)請(qǐng)批，都可以以函的形式行文，主要用于解決具體事務(wù)。由于行文關(guān)系的不相隸屬性和行文內(nèi)容的事務(wù)性等特點(diǎn)，函的使用范圍極廣，使用頻率極高，可謂公文中的“輕武器”。
在日常工作實(shí)際中，常常遇到這樣的情況——由于種種原因，來(lái)函所商洽、聯(lián)系的工作或事宜，我方無(wú)法提供支持或幫助；或?qū)δ硢栴}的意見、看法與對(duì)方有分歧。這種情況下，拒絕性的答復(fù)函如何寫得懇切、得體，符合函的寫作規(guī)范？筆者擬以以下寫作練習(xí)題為例，談?wù)劸芙^性答復(fù)函寫作應(yīng)注意的幾個(gè)問題。
3月20日是世界水資源日。為了了解世界水資源情況和我國(guó)水資源利用狀況，某校舉辦“水資源與我們的生活”主題活動(dòng)，并邀請(qǐng)某水利研究院協(xié)辦。為聯(lián)系具體事宜，去函商洽：一、聯(lián)系參觀研究院水凈化實(shí)驗(yàn)室；二、邀請(qǐng)研究院張教授做主題講座。某水利研究院收函后，經(jīng)研究答復(fù)可以安排參觀實(shí)驗(yàn)室，但鑒于各種原因，無(wú)法安排張教授做講座。請(qǐng)?zhí)嬖撍芯克鶖M寫復(fù)函。
1.態(tài)度鮮明，事項(xiàng)表述明確復(fù)函，要針對(duì)來(lái)函事項(xiàng)逐一鄭重答復(fù)，具體明確。對(duì)一些沒有確定的事，要用商量的語(yǔ)氣；對(duì)已經(jīng)確定的事，要說(shuō)得清楚明白。對(duì)于來(lái)函商洽的工作事宜，同意什么、不同意什么，應(yīng)明確表態(tài)，切忌模糊籠統(tǒng)、猶豫不定。有關(guān)具體事務(wù)的辦理和操作，要有大致的安排，或提供聯(lián)系方式，便于對(duì)方單位及時(shí)處理，提高工作效率。同時(shí)，要注意表述的條理性。如果事項(xiàng)簡(jiǎn)單，可一段寫成；如果事項(xiàng)較復(fù)雜，或要求較多，應(yīng)該分條目逐一答復(fù)。
函的使用不受級(jí)別高低、單位大小的限制，收發(fā)函件的單位均以平等的身份進(jìn)行公務(wù)聯(lián)系。因此，尤其在表達(dá)拒絕事項(xiàng)時(shí)，要注意防止兩種傾向：一是過分地考慮對(duì)方的感受，認(rèn)為直接而明確的表示拒絕會(huì)給對(duì)方造成不快，影響相互關(guān)系和今后的合作。因此，語(yǔ)言過于委婉、客套，以至于影響了基本意思的傳達(dá)。如“恐怕此項(xiàng)合作有一定難度”，這樣的表達(dá)會(huì)帶來(lái)不同的理解。雖然照顧到了對(duì)方的感受，但同時(shí)也會(huì)給工作的開展造成不必要的麻煩。另一種傾向是不考慮行文關(guān)系的平等性，簡(jiǎn)單地直接使用生硬的、命令性的語(yǔ)言表示拒絕，如“不同意合作”、“不能給予安排”等，給收件人盛氣凌人的印象。
2.拒絕理由表述清楚充分，并可提出其他處置辦法供對(duì)方參考在明確表示拒絕的同時(shí)，要說(shuō)明理由，是與政策法規(guī)相背？還是客觀條件不具備？并要注意理由表述的清楚充分。涉及到本單位內(nèi)部不宜公開的有的問題，也應(yīng)該選用適當(dāng)?shù)摹巴饨恍浴钡恼f(shuō)法表明原由，讓對(duì)方明白不是有意刁難。
為了表示對(duì)對(duì)方的友善和坦誠(chéng)，在適當(dāng)?shù)那闆r下，可以給對(duì)方提出其他處置方法或途徑供其參考。如“擇期進(jìn)行”、“待條件具備后再行商討”。雖然語(yǔ)意模糊，有一定的不確定性，但可以讓對(duì)方感受到誠(chéng)意，并為今后的合作提供了可能。不過要注意的是，這不應(yīng)該是復(fù)函的重點(diǎn)，只能簡(jiǎn)單表述，如有需要再另行行文商洽，否則將影響函件內(nèi)容的單一性。
3.先表達(dá)同意事項(xiàng)，再說(shuō)拒絕事項(xiàng)客觀上人們總是習(xí)慣于先接受相同意見，再聽不同意見。因此，如果答復(fù)的事項(xiàng)有同意的、有拒絕的，答復(fù)函在語(yǔ)言表達(dá)順序上應(yīng)該先說(shuō)同意的，再說(shuō)拒絕的。如上述復(fù)函寫作練習(xí)題，應(yīng)首先對(duì)參觀實(shí)驗(yàn)室表示歡迎，再另分條目表示無(wú)法安排講座。
4.語(yǔ)氣客氣、委婉，表達(dá)遺憾、歉意和對(duì)對(duì)方的尊重不論什么類型的函，也不論所表達(dá)的是什么內(nèi)容，用語(yǔ)都應(yīng)注意謙恭有禮，尊重對(duì)方，力求得到對(duì)方的尊重和支持。意見有分歧的、事項(xiàng)不能合作的，這樣的拒絕性的答復(fù)函更應(yīng)考慮使用適當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言，既委婉地、明確地表示拒絕，又體現(xiàn)對(duì)對(duì)方的尊重、誠(chéng)意，以及無(wú)法合作的遺憾和歉意。必要時(shí)使用尊稱和致意性的詞語(yǔ)，如“貴公司（局）”、“承蒙”、“煩請(qǐng)”、“敬請(qǐng)見諒”等，目的是創(chuàng)造雙方之間和諧、友好、協(xié)作的氣氛，以利于工作的開展。
綜上所述，拒絕性的答復(fù)函在寫作時(shí)要充分考慮選詞造句等方面的問題，使內(nèi)容的表達(dá)懇切得體。最后提供一份本文開頭寫作題的學(xué)生習(xí)作，以供讀者參考。關(guān)于協(xié)辦主題活動(dòng)的復(fù)函
貴校《關(guān)于請(qǐng)求協(xié)辦“水資源與我們的生活”主題活動(dòng)的函》收悉。
承蒙貴校的厚愛邀請(qǐng)協(xié)辦本次活動(dòng)，我院備感榮幸，并將盡力協(xié)助。關(guān)于商洽之事項(xiàng)，經(jīng)研究答復(fù)如下：
一、歡迎貴校50名學(xué)生于3月22日下午2時(shí)參觀我院水凈化實(shí)驗(yàn)室，我院將安排專人負(fù)責(zé)接待和講解。二、由于我院張教授近期公務(wù)繁忙，故無(wú)法為貴校做專題講座，對(duì)此深表歉意，敬請(qǐng)諒解。
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