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會議方案即會議（含活動）籌備方案，是在會議召開之前對會議各個構成要素作出系統而周密地安排的會議文書。制訂和擬寫會議方案是會議籌備工作的重要內容之一，會議方案能夠為會議的準備和順利召開提供保障。重要的會議方案還可以向上級主管單位報告，使之了解會議的基本情況，成為是否批準的依據。大中型會議或者重要會議一般都要事先制訂和擬寫會議方案，單位內部召開的小規模的例會，則不需要起草專門的會議方案，可以通過簡易的會議計劃或者會議通知來預先安排好相關事務。會議方案的突出特點表現在：一是預想性。會議方案是在會議召開之前對會議整個過程的各個環節所做的計劃性的預想安排，以保證會議順利召開。二是指導性。制訂和擬寫會議方案的最直接目的就是指導會議整個過程能夠按照計劃有序地進行，按照方案來實施操作。三是操作性。要想讓會議方案能夠指導會議按照計劃有序地進行，就要保證擬訂方案的各個方面都具有可行性，可以“按單操作"。會議方案的標題一般采用“會議名稱+文種名稱”的形式，會議名稱根據實際情況可以體現或者省略會議召開單位的名稱，文種名稱可以寫作“方案”“籌備方案”“預案”等，如“xx公司2016年度先進工作者表彰大會方案”。會議方案的正文一般由會議主題、會議名稱、會議時間、會議地點等內容構成。如何寫會議主題。會議主題即會議要研究的問題、要達到的目的。在確定會議主題的基礎上，進一步細化確定會議的具體議題。每一次會議的議題不宜過多或者過于分散。如何寫會議名稱。應當根據會議的主題或者議題來確定會議的名稱，以便用于會議通知、會議宣傳、會議布置等。會議名稱根據需要顯示會議的內容、性質、參加對象、主辦單位以及會議時間、屆次、地點、范圍、規模等因素。如何寫會議時間。會議時間指會議實際召開的起止時間及天數，還包括會議過程中的分階段時間和具體時間。如何寫會議地點。會議地點既指會議召開的舉辦地如某個國家、地區、城市等，也指會議活動的具體場所如某個賓館、飯店、大廈等。如何寫會議議程、日程和程序。這三項內容并不是每次會議都必須同時具備。一般來講，規模較大、活動較多、會期較長的會議，往往同時制訂會議的議程、日程和某些單元活動的程序。如何寫會議出席范圍。根據會議的性質和需要明確會議出席人員的范圍，確定與會代表的組成，一般分為正式代表、特邀代表、列席代表等。會議代表應當是與會議內容有關的人員。如何寫會議經費預算。一般包括場地費用，如會議場地租金、場地特殊設施租賃費用、場地裝飾費用等；交通費用，如接送站的費用、會議期間可能使用的交通費用等；食宿費用，如早餐、午餐、晚餐及特別宴請等所需費用；資料費用，如籌備、宣傳會議及完成會議議程所需的各類資料的費用；人工費用，如專家報告費用、臨時借用人員的報酬等；其它費用，如會議進行過程中可能產生的一些臨時的費用。如何寫會議組織機構。大型會議如有必要應當說明會議所設置的機構，如主席團、組織委員會、指導委員會、執行委員會、秘書處、籌備組等。其中籌備機構根據需要可以分設會務組、宣傳組、財務組、保衛組等。一般的小型會議，只設立會務組負責全部事項。如何寫會議食宿安排。要明確會議餐飲和住宿的標準及相關事宜。如何寫其它事項。要明確寫明會議所需設備和工具、會議文件的范圍等。上述各項內容在具體制訂和擬寫會議方案時，應根據會議實際情況而有所選擇。正文內容的表述也酌情可以詳盡或者簡略。寫明會議方案的制訂者和成文日期即可。
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