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電話，是機關(guān)經(jīng)常使用的辦公用具，是上情下達、下情上報、溝通左右、聯(lián)系上下的一種直接快速工具。因此，正確使用電話，提高電話的使用質(zhì)量，對于迅速傳達上級的指示，了解下情，加強對各項工作的指導(dǎo)，提高機關(guān)的辦事效率有著十分重要的意義。正確使用電話是機關(guān)干部的基本功，也是最起碼的要求。機關(guān)干部與電話打“交道”看似是件平常事，但是要使用好電話，發(fā)揮其應(yīng)有的效能，卻并不是一件容易的事情。機關(guān)干部的思想水平高不高，業(yè)務(wù)能力強不強，機關(guān)工作正規(guī)不正規(guī)，往往可以從打、接電話和處理電話內(nèi)容中體現(xiàn)出來。所以，機關(guān)干部要提高對使用電話重要性的認識，了解和掌握使用電話的一般常識和程序，把這個“基本功”練好。
一、使用電話的一般程序
（一）打電話
一是打電話前要準備好電話內(nèi)容。電話內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，語言簡潔，一文一事，開門見山，落筆起句都點明通話的目的和結(jié)論。電話內(nèi)容大體分為四個部分:電話的標題、接受電文的對象、電話的正文、簽發(fā)機關(guān)和日期。電話發(fā)出前必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查同意后，方可下發(fā)。如以機關(guān)名義下發(fā)的電話，必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準。打電話前預(yù)先準備好，通起話來才能突出重點，抓住中心，條理清楚，避免拉雜。
二是注意禮節(jié)。當(dāng)電話接通后，要先問明對方是否是所要的單位，接著主動通報自己的單位、職務(wù)、姓名，然后，再客氣地問清對方的姓名、職務(wù)。在口授電話的內(nèi)容前，先完成好“開場白”，可以增強雙方的親近感和責(zé)任感，便于檢查電話內(nèi)容的落實情況，同時又能縮短通話時間。萬一發(fā)生電話貽誤，也有利于分清責(zé)任，總結(jié)教訓(xùn)。
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