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公文的修改，是公文撰寫過程中必不可少的重要一環(huán)。因此，在撰寫過程中，隨時注意修改自己所寫的公文，是寫好公文的重要條件之一。
一篇公文的撰寫過程，大體可分為三個階段，即準備階段、寫作階段和修改階段。一般所說的修改，是指在公文初稿寫成以后的修改，即公文寫作過程中的最后階段——修改階段。但實際上，修改工作是貫穿在公文寫作的全過程之中的。撰寫一篇公文，從接受任務到立意構思，從謀篇布局到初稿寫成，往往需要反復推敲、反復琢磨，有時還需要反復進行討論和研究。這些雖然屬于寫作前的準備階段，但都帶有修改的性質。而當提筆撰寫時，一般也都是邊寫邊改。因此，我們也可以說，公文是改出來的。公文的撰寫過程，也就是一個不斷修改的過程。公文只有經過修改以后，才能更好地反映領導意圖和客觀實際。因為公文寫作同文藝作品或其他文章不同，它不是作者想寫什么就寫什么，也不是想怎樣寫就怎樣寫。公文，不是作者個人創(chuàng)作的作品，也不是自己的研究成果，而是完成領導機關或領導人交辦的撰寫任務。因此，初稿完成之后，必須征求有關領導和有關部門的意見，有的還要經過集體討論，才能最后定稿。因此，這道修改的工序，是不能缺少的。
公文又是指導性、法規(guī)性和實用性很強的一種文體，它要求表述準確，邏輯嚴密，行文流暢，而這些，也只有經過反復修改才能達到。文不厭改，公文是改出來的。不經修改的公文是沒有的。同時，撰稿人員，也只有不斷修改，才能不斷提高公文寫作水平和思想政策水平，才能逐步提高觀察問題、分析問題的能力。
公文修改的內容，小到標點符號，大到主題思想，都屬于修改的范圍。主要有以下幾個方面：
第一，修改主題。主題是公文的靈魂和統(tǒng)帥，也是一篇公文的中心思想之所在。因此，修改公文，首先要考慮主題的修改。看看主題思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘的是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會有所依據(jù)。主題的變動和修改，一般有兩種情況，一個是變動主題，一個是深化主題。
所謂變動主題，主要是指對原來不夠確切或不夠突出的主題所做的較大的修改，或者原來的主題根本不符合要求，需要推倒重來，重新確立新的主題。這種情況在起草大的工作報告或者工作總結時，由于撰稿人員的政治思想水平的限制，起草的文稿站得不高，看得不遠，經領導討論后，需要做較大的修改，或者推倒重來是常有的事。有時甚至反復幾遍，也是屢見不鮮的。
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