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公文的修改，是公文撰寫過程中必不可少的重要一環。因此，在撰寫過程中，隨時注意修改自己所寫的公文，是寫好公文的重要條件之一。
一篇公文的撰寫過程，大體可分為三個階段，即準備階段、寫作階段和修改階段。一般所說的修改，是指在公文初稿寫成以后的修改，即公文寫作過程中的最后階段——修改階段。但實際上，修改工作是貫穿在公文寫作的全過程之中的。撰寫一篇公文，從接受任務到立意構思，從謀篇布局到初稿寫成，往往需要反復推敲、反復琢磨，有時還需要反復進行討論和研究。這些雖然屬于寫作前的準備階段，但都帶有修改的性質。而當提筆撰寫時，一般也都是邊寫邊改。因此，我們也可以說，公文是改出來的。公文的撰寫過程，也就是一個不斷修改的過程。公文只有經過修改以后，才能更好地反映領導意圖和客觀實際。因為公文寫作同文藝作品或其他文章不同，它不是作者想寫什么就寫什么，也不是想怎樣寫就怎樣寫。公文，不是作者個人創作的作品，也不是自己的研究成果，而是完成領導機關或領導人交辦的撰寫任務。因此，初稿完成之后，必須征求有關領導和有關部門的意見，有的還要經過集體討論，才能最后定稿。因此，這道修改的工序，是不能缺少的。
公文又是指導性、法規性和實用性很強的一種文體，它要求表述準確，邏輯嚴密，行文流暢，而這些，也只有經過反復修改才能達到。文不厭改，公文是改出來的。不經修改的公文是沒有的。同時，撰稿人員，也只有不斷修改，才能不斷提高公文寫作水平和思想政策水平，才能逐步提高觀察問題、分析問題的能力。
公文修改的內容，小到標點符號，大到主題思想，都屬于修改的范圍。主要有以下六個方面：
第一，修改主題。主題是公文的靈魂和統帥，也是一篇公文的中心思想之所在。因此，修改公文，首先要考慮主題的修改。看看主題思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘的是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會有所依據。主題的變動和修改，一般有兩種情況，一個是變動主題，一個是深化主題。
所謂變動主題，主要是指對原來不夠確切或不夠突出的主題所做的較大的修改，或者原來的主題根本不符合要求，需要推倒重來，重新確立新的主題。這種情況在起草大的工作報告或者工作總結時，由于撰稿人員的政治思想水平的限制，起草的文稿站得不高，看得不遠，經領導討論后，需要做較大的修改，或者推倒重來是常有的事。有時甚至反復幾遍，也是屢見不鮮的。
所謂深化主題，主要是指原來的主題思想基本上正確，但是表現的還不夠深刻有力，需要進一步補充、挖掘和深化，使主題思想更加明確，更加集中，而所做的修改和補正。這種情況，在一般公文起草過程中，是常常遇到的。因為我們在開始撰稿時，由于工作水平的局限性，對一些問題的認識往往看得不深，想得不透，因此起草的稿子，常常犯一般化的毛病，文稿缺乏新意。經過領導及同志們的討論和反復修改，主題思想才得到進一步的深化和提高。
古今中外的經典作家，都強調“文不厭改”，而且，他們也大都是苦心孤詣地修改自己的文章的圣手。馬克思寫《資本論》，從擬定寫作計劃到初稿完成，經過了多次的醞釀和修改。第一卷寫完后，還作了一次文字上的修飾才出版的。
第二，修改觀點。公文中的大小觀點，都應該鮮明正確。觀點錯誤或片面，必然會影響公文的質量，給工作帶來危害。因此，修改公文要考慮觀點是否正確，表達有無問題。凡屬思想感情不健康，看法不夠全面，提法不夠妥當，概念模糊，以及推理、論證不合邏輯的地方，都應該進行修改。否則就會影響內容的表達，甚至產生不良的后果。
第三，修改材料。材料是公文的基礎，公文中的觀點是從材料中提煉出來的。有了正確的觀點，還要通過恰當的材料表現出來。公文中的材料，不在于多，而在于精。材料要足以說明觀點，要做到觀點和材料的有機統一。如果公文只有觀點而無材料，或者有了材料而不能說明觀點，或者材料過多而淹沒了觀點，在這種情況下，對材料就要進行適當的修改。修改材料，一般采用以下四種方法：
１、去偽求真。公文所引用的材料，首要的條件，就是必須準確、真實。不確切的材料，用在公文中輕則會傷害公文的說服力和權威性，重則會給黨和國家的工作帶來損失和危害。一九五八年“大躍進”時，有些地區和部門，違背實事求是的原則，把一些不切實際的材料寫入公文中，如“小麥畝產一萬斤”等等，給工作帶來很大的影響，其教訓是深刻的。因此，在公文修改過程中，必須認真考慮所運用的材料是否準確和真實。凡不準確和翔實的地方，都應該認真地加以修改和更換。
２、充實豐潤。公文要具有說服力，必須有典型材料，如果內容空泛，說理不充分，抽象的議論過多，缺乏典型具體的材料，在修改過程中，就要設法增加和補充一些新的材料，使之更加完滿和充實。當然，增加材料，決不能“多多益善”，有什么材料都寫上去，而應該恰到好處，多少適度，能夠說明問題為止。因此，增加材料必須注意選擇，要選用那些能夠真正反映事物本質的典型材料，而不能不顧需要，隨便堆加。
３、刪繁就簡。寫公文，材料堆砌過多，勢必使公文臃腫，甚至使主題和觀點被埋沒在材料之中。這就要刪繁就簡，突出主題。一是要刪除不典型，和主題無關的材料。善刪要肯干割愛。要把那些雖然生動，但從表達的需要來看，用多了反而不利于觀點的突出，這樣的材料就要割舍。二是要去掉多余的或重復的例證，使公文主題更加集中。收集材料要以十當一，選擇和運用材料時要以一當十。因此，凡是與表達主題思想觀點無關的材料，應當全部刪去。即使與思想觀點有關，甚至很生動的材料，也要精選。能用兩個典型材料說明問題的，就不要用三個四個。
４、精雕細琢。公文的初稿擬出后，一般來說還是比較粗糙的，只是按照大致的思路將一些材料寫進去，因此，還有考慮得不夠細致的地方，如有的材料不完善，有的自相矛盾等等。凡此種種，在修改過程中，都需要仔細地加以修改。
革命導師對自己論著中的材料，向來是嚴肅認真的。克魯普斯卡婭曾經說過，列寧從不憑記憶“大致不差地”來敘述事實，他敘述事實是極確切的。在他的筆記本里仔細地寫了很多的統計表，當涉及有巨大意義和巨大比重的數字時，他連已公布的數字表的總計也加以檢查。仔細地檢查每一事實，每一數字，是他始終采用的方法。列寧這種嚴肅的寫作態度是很值得我們學習的。
第四，修改結構。一篇公文，除了內容要正確以外，還要有一個與之相適應的結構形式，形式不好，也會影響到內容的表達。在修改公文過程中，還要注意公文結構的修改。修改公文結構，包括公文總體結構的修正，起承轉合的調整，層次位置的改變，以及詳略的更動等等，其目的都在于使公文更加嚴謹、暢達、勻稱和完整。因此，對公文結構的修改，是非常必要的。
公文結構的調整，一般有兩種情況，一種是全篇結構欠妥，需要重新另搭架子，重新組合，這種情況比較少；另一種是局部結構需要作一些調整，小修小改，這種情況一般經常碰到。結構主要是解決材料的安排問題。比如，怎樣安排層次和段落，怎樣開頭，怎樣結尾，等等，都要認真加以考慮。在調整結構時，對那些與主題無關的或關系不大的枝蔓，要堅決剪除；對那些平淡無味的句段，要認真地加工潤色。
第五，修改語言。公文的語言，要求準確、鮮明、精煉、生動。因此，對公文的語言必須進行加工錘煉。公文語言的修改和錘煉，主要有以下幾種方法：
１、修改不通順的詞句。用詞造句不恰當，是公文寫作中常見的毛病之一。因此，初稿完成之后，應該反復推敲，把有毛病的詞句去掉，這是公文寫作用好語言的第一點。寫公文運用語言，首先應該要求準確，在準確的基礎上，再求簡潔、生動。因此，語句通順合理，這是寫應用文最起碼的要求。不然，不僅影響意義的表達，還會造成各種錯誤。
２、刪掉多余的字句，力避重復。在修改公文時，不僅要注意有無錯別字或漏句、掉字，而且還要把多余的文字語句刪去。魯迅的文章，語言十分精練，從不拖泥帶水。他說：“寫完后至少看兩遍，竭力將可有可無的字、句，段刪去，毫不可惜。”（《答北斗雜志社問》）
３、錘煉字句。由于公文寫作語言的特點，要求語言精確、簡練。因此，必須在語言上狠下功夫。魯迅是很善于煉字煉句的，他的語言精煉有力，是與他平時注意鍛煉字句分不開的。
第六，修改標點符號。標點符號是書面語言的“五官”，也是公文不可缺少的有機組成部分。寫公文，就要根據不同情況，準確恰當的使用標點符號。在公文寫作中，標點符號使用上的毛病，存在著各種不同的情況，我們在修改公文時，決不要忽視標點符號的修正，不然就會給文件帶來不利的影響，使公文不能很好地發揮其應有的作用。
修改公文十分重要，也十分復雜。要改好公文，需要注意以下幾個方面：
第一，要有整體觀念。修改公文，要統觀全局，要從全篇著眼，先從大處著手。公文對于實際工作，有時起著一字千鈞的作用，因此一字一句都要用得恰如其分。但開始修改時，不能急于逐字逐句去摳，而要首先從全局著眼，統觀全篇，樹立整體觀念。根據工作需要，首先要從思想內容、主題、觀點和結構等方面去考慮，看看中心思想是否突出，觀點是否正確，措施是否切實可行。然后再考慮局部問題，以及遣詞造句等表現形式問題。千萬不要本末倒置。一切修改都要服從和服務于表達主題的需要，只有從全篇著眼，先從大處著手，才能把公文修改好。
第二，要有正確的態度。修改公文，必須虛心聽取大家的意見，認真把公文修改好。寫公文和自己寫文章不同。寫公文一般是代表組織或領導人和領導機關，因此，公文的修改必須按照集體討論的意見進行修改，只有集思廣益，虛心聽取大家的意見，反復修改，才能把公文修改好。
第三，要有開闊的思想。修改公文，要自己超脫一些，站得高一些，眼界要寬廣，思想要開闊。在修改公文時。要跳出自己的小圈子來觀察和思考問題，這樣才能縱觀全局，進一步提高公文的政治質量。
第四，要有強烈的時間觀。公文的修改，不能像一般文章一樣，采取“冷處理”，而要抓緊時間修改，力求用最短的時間取得最佳的效果
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