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在機關單位寫材料，往往需要廣泛占有材料，這是寫好材料的重要基礎，也是寫手們的例行功課。所占有并可利用的“材料”，說得專業一些，就是“寫作素材”。
寫作素材的收集和整理，雖然也有一些技巧，主要還得靠下“笨功夫”。
在長期的機關文稿寫作中，我養成了一個好習慣，也是有助于提高寫作質量和效率的好方法——寫任何一個重要文稿，我都會建立兩個文件夾，用于收納相關參考資料，以方便查閱、取用。
一個文件夾是實體的，收納的都是紙質材料。所收納的，主要是與所寫內容密切相關的文件簡報、領導講話，多數是平時收集、復印留存的，也有一些是急用現找、臨時打印的。這個文件夾，可以是硬殼的、盒式的，也可以用大大小小的燕尾夾把多份材料夾在一起。現實中，我主要是采用燕尾夾的方式，這樣最簡便。
也有一種相對“奢侈”的做法——把收集整理好的資料編印成冊。這樣做，前提往往是3個：一是寫大材料；二是資料有長期留存、反復參考的價值；三是不差錢。
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