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在公文擬辦意見和領導批示中常見的詞語（注：下文簡稱“擬批語”）主要有：審批、審核、審閱、審定（訂）、審發、審議、審處、審示、閱示、閱改、閱知、閱研、閱處、研提、研辦、研復、核（轉）報、核示、核批、批示、批辦等。這些擬批語因受詞語涵義、使用主體和公文性質等要素影響，存在些微差別。在使用過程中需要做到“四個分清”：
一、分清收發文
收文和發文，類型不同，在擬批語使用上各有側重。
【例1】按照要求，我處撰寫了《關于〈省測繪管理條例（修訂草案）審議結果的報告〉》，擬印送省人大常委會主任會議審議，請法工委領導審示。（注：發文，省人大法制工作委員會法規處領導在發文呈批表上的擬辦意見）
【例2】×縣來文報告該縣工業園發展情況：該縣堅持規劃建設先行……下階段將重點做大……建議請縣政府繼續做好推動工業園區的發展工作，并轉市經貿局、市外經貿局閱處。妥否，呈（市政府分管副秘書長）同志閱示。（注：收文，所轄縣向市政府匯報工作，市府辦文秘提出擬辦意見）
上例出現的常用擬批語有“審議”“審示”“閱處”“閱示”。其中，“審示”“閱示”，都用在結語，可概括為“轉呈（報）同志審示/閱示”的句型，但有時根據公文是收文還是發文而區別使用。例1和例2，都提請領導“示”，但“示”前，一個用“審”，一個用“閱”。原因之一是，例1屬于發文的擬辦意見，例2屬于收文的擬辦意見。一般情況下，收文的擬辦意見用“閱示”、發文的擬辦意見用“審示”較為合適。因為收文，系外單位來文，不存在“審”的問題，只需要“閱”；而發文則不僅僅是“閱”，更需要“審”。有時“閱示”亦用于發文的擬辦意見，但“審示”一般不適用于收文的擬辦意見。
和“審示”意思相近的擬批語還有“審批”。如“茲送上2012年度排水工程計劃一份，請審批”。“審批”“審示”，都適用于“對下級呈報上級的公文進行審查批示”的情形。兩者應是“審查批示”的簡化，在漢語詞典中，僅有“審批”，未見“審示”，如果從這個角度理解，用“審批”更規范。
二、分清語素義
詞由語素構成，不同語素有時影響甚至決定了詞語的含義。
【例3】此件系提請市政府常務會議審議前最后一次征求意見，請各部門高度重視，認真研提意見，經部門主要領導同志審定后于12月12日前反饋市府辦。（注：市政府辦公廳文秘人員提出的擬辦意見）
【例4】關于經濟體制改革的若干規定，縣政府已原則通過，待進一步審訂后下發執行。（注：×縣政府辦公室文秘人員提出的擬辦意見）
例3和例4，分別使用審定和審訂，哪個更準確？兩個擬批語，都含有審查、審閱的意思。“審定”側重在“定”，“審查決定或審閱評定”，即審查后作出決定、評定，強調意見的最后確定；“審訂”側重在“訂”，“審查訂正”，即修改、訂正其中的差錯，不強調意見的最后確定。所以例3用語更準確。
【例5】教育部考試中心來文。文件要求要進一步加強自學考試考點管理和設置，如有在助學、辦學點設置考點考場的，需按要求報送相關材料等，擬請自考處閱辦，呈同志、同志閱示。請同志核示。（注：省考試院收文，院辦文秘提出的擬辦意見）
例2用“閱處”，例5用“閱辦”，區別主要在“處”“辦”之間。兩者的區別主要表現為兩點：一是“閱處”的事務相對于“閱辦”的事務而言要復雜，如果閱處的事務表現為一個系統的話，閱辦只表示該系統中一個環節。如《黨政機關公文處理工作條例》第四條，“公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作”，可見，辦理只是處理的一個環節；二是“閱處”，閱讀后處理，有一定靈活性；“閱辦”是閱讀后辦理，則有照此執行的要求。
三、分清上下級
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